Van stapel papier naar digitaal formulier
In de afgelopen jaren heeft videobellen een enorme opmars gemaakt. Waar men toch snel een fysieke afspraak inplande met een klant of collega, is een videocall tegenwoordig de realiteit. De efficiëntieslag die we hiermee behalen is waarschijnlijk één van de weinige voordelen van Covid-19. Hoewel deze enorme stap in digitaliseren voor velen niet meer dan normaal is, worden er dagelijks, ondanks de talloze hedendaagse mogelijkheden, veel handmatige handelingen uitgevoerd.
Jij bent niet de enige die nog veel gebruik maakt van Word templates en PDF-jes, terwijl dit een stuk efficiënter en eenvoudiger kan. Bij Finly zijn we dagelijks in gesprek met onze klanten om het (advies)proces efficiënter en klantvriendelijker in te richten. Opvallend is dat in de praktijk ondanks de huidige technologie veelal gebruik gemaakt wordt van “Word-templates” & “PDF-jes”. Denk hierbij aan het per mail meesturen van een ‘Serviceovereenkomst’, ‘Aanvraagformulier’, ‘Intermediairwijzigingsformulier’ of ‘Opdracht tot Dienstverlening’. Vervolgens moet de klant verschillende handelingen verrichten, zoals: printen, invullen, tekenen, inscannen en (per mail) terugsturen. Naast het feit dat dit niet de meest veilige methode van communiceren is, vergt dit proces veel handmatige handelingen voor zowel de klant als adviseur. Daarnaast kun je je afvragen of bovenstaand proces erg klantvriendelijk is.
Voor de particuliere- en zakelijke markt hebben we een oplossing voor risicomanagement op de markt gebracht in de vorm van onze Risico inventarisatie applicatie. De adviseur kan met het gebruik van Finly afscheid nemen van de verschillende “Word-templates” in de vorm van een inventarisatie/vragenlijst. Nog een bijkomend voordeel is dat naast een volledig rapport, Finly een handig hulpmiddel is als gespreksstructuur en houvast geeft tijdens het gesprek met de klant. Echter, de techniek achter de ‘Risico inventarisatie applicatie’ is ook toepasbaar op eenvoudige formulieren. Bovengenoemde documenten zijn eenvoudig, zonder enige programmeerkennis, om te bouwen in een digitaal formulier met eigen ‘look-and-feel’. Zo kan een klant via zijn laptop of mobiel het formulier invullen en direct digitaal ondertekenen.
Enkele voordelen
Op één beveiligde plek klantgegevens opslaan;
Geen overbodige handelingen voor zowel de klant als adviseur;
Uniform werken zonder verschillende documentversies in omloop;
Hogere conversie door snellere (re)actie door klant door het gebruiksgemak.
“Door het gebruik van Finly besparen onze adviseurs veel tijd, waardoor we meer tijd hebben voor onze klanten.”
~ Paul Bindels, Aon
Het team van Paul Bindels, manager Financial Planning bij Aon, had een uitdaging omtrent het proces rondom het maken van de “Opdracht tot dienstverlening” voor de klant. Naast de verschillende handmatige handelingen voor het tot stand komen van de OTD, vergde dit proces meer tijd dan wenselijk. De oplossing was het verwerken van de huidige diensten in één formulier met de behoorde kosten, opslagen, aanvullende diensten, toeslagen en kortingen.
Het resultaat is een eenvoudig digitaal formulier waarbij je als adviseur door een soort ‘menukaart’ gaat om jouw werkzaamheden voor de klant samen te stellen. Met slechts enkele muisklikken stel je een complete OTD op die aan alle eisen voldoet en duidelijk is voor de klant. Vervolgens kan de adviseur het formulier naar de klant versturen om digitaal te laten tekenen.
Herken je bovenstaande situatie en ben je benieuwd of Finly voor jouw organisatie interessant is? Wij denken graag met je mee! Neem vrijblijvend contact op om jouw templates om te zetten in digitale formulieren en ontvang binnen 7 dagen een gratis demo met jouw digitale formulier in eigen look and feel.
Melle Smit
Business Consultant